Wie funktioniert Sweet-one Rating?
Sweet-One Rating funktioniert so einfach wie die bekannten Hotelbewertungsportale. Ihre Dienstleister oder Lieferanten und Ressourcen werden mit bis zu 5 Sternen durch Klicks von ihren Mitarbeitern bewertet. So ist ein Stern die schlechteste und fünf Sterne die beste Bewertung. Keine Stimme im Unternehmen wird überhört, denn jeder kann sich aktiv beteiligen. Und je mehr Bewertungen abgegeben werden, umso genauer ist der Lieferant oder die Ressource einzuordnen. Mit der Zeit entsteht eine aus Erfahrungen generierte Wissensdatenbank. Diese wertvollen Informationen unterstützen Sie bei Lieferantengesprächen, helfen bei der Einsatzplanung von Dienstleistern, dienen als Frühwarnsystem und fördern somit die Kostenreduktion. Und auch die Lieferanten profitieren von den Rückmeldungen. Denn nur wer seine Schwächen kennt, kann sich verbessern.
Was ist Sweet-One Contract?
Mit Sweet-One Contract speichern, ändern und verwalten Sie alle Arten von Lieferverträgen. Ob Rahmenverträge, Werkverträge, Leiharbeitsverträge oder Serviceverträge: mit unserem Contractmanagement-Tool haben Sie jederzeit alle Verträge im Blick. Dabei hilft Ihnen die anwenderfreundliche Navigation und Bedienung bei der Verwaltung. So können die wichtigsten Vertragsparameter im Handumdrehen eingepflegt werden und mit nur einem Klick abgerufen werden. Zusätzlich helfen die Terminerinnerungen dabei, wichtige Folgetermine und Fristen nicht aus den Augen zu verlieren. Da sie auf den gleichen Lieferantenstammdaten aufbauen, die auch Sweet-One Rating nutzt, haben sie alle wichtigen Informationen abrufbereit.
Kann Sweet-One Contract die Datenschutzerklärungen meine Vertragspartner abbilden?

Die neue Funktion, die im Zuge der EU-Datenschutz-Grundverordnung entwickelt wurde, steht bereit um schnell und bequem die Datennutzungsrechte der Vertragspartner einzuholen und via Report darzustellen.

Schicken Sie ganz einfach mit einem Klick an alle Partner eine automatisierte E-Mail mit der Bitte, die von uns kreierte EU-DSGVO-Bestätigungswebseite zu besuchen und der Datennutzung zuzustimmen. Im selben Moment wird in Sweet-One Contract ein Vertrag zum Datenschutzgesetz erstellt, abgelegt und dem Vertragsparter zugeordnet. So haben Sie immer alles im Blick und wissen, von wem die Bestätigung noch fehlt. Mit Sweet-One Contract können Sie die gesetzliche Nachweispflicht jederzeit gewährleisten.

Was unterscheidet Sweet-One von anderen Anbietern?
Sweet-One ist anwenderfreundlich, kostengünstig, bietet Transparenz und ist dabei schnell und unkompliziert bei der Einführung und Nutzung in Ihrem Unternehmen. Als cloudbasierte Webanwendung kommt es zudem zu keinen Konflikten in Ihrer bestehenden firmeninternen Systeminfrastruktur. Und auch ihre IT-Abteilung wird nicht zusätzlich belastet.
Funktioniert Sweet-One mit anderen Betriebssystemen?
Sweet-One ist ein cloudbasiertes System und daher unabhängig vom genutzten Endgerät. Sie können jederzeit bei bestehender Internetverbindung auf Sweet-One zugreifen. Egal, wo Sie sich befinden.
Gibt es eine Sweet-One Mobile App für Smartphones?
Inzwischen bieten wir unseren Kunden als Ergänzung zur Webanwendung die Sweet-One Rating Mobile App zum kostenlosen Download an. Gehen Sie dazu einfach auf den Apple App Store mit Ihrem Smartphone oder Tablet und laden sich die aktuelle Version für Ihre iOS-Geräte herunter. Die Apple Store Preview finden Sie hier: Sweet-One Rating for iOS Eine Android-Version befindet sich aktuell in Entwicklung und wird im Herbst 2018 veröffentlicht.  
Wie lange dauert die Einführung des Systems?
Abhängig von der Nutzeranzahl und der zu übertragenden Stammdaten können Sie Innerhalb von 1-4 Wochen mit „Sweet-One“ Lieferanten und Ressourcen anlegen und bewerten. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt von der Inbetriebnahme zur Schulung der Mitarbeiter bis zur Übergabe der administrativen Steuerung des Systems und darüber hinaus.
Ist Sweet-One kompatibel mit SAP?
Wir wissen, dass viele Unternehmen bereits SAP oder andere ERP-Systeme nutzen. Ein weiteres System, welches unabhängig und frei von bestehenden Systemen funktioniert, ist meist für Projekte die richtige Wahl. Für einen dauerhaften Einsatz bietet Sweet-One entweder eine uni-direktionale oder eine bi-direktionale Schnittstelle zur Ihrem bisherigen System. Die Schnittstelle kann nach Klärung Ihrer Anforderungen bei der Bestellung der Lizenz als zusätzliche Funktion geordert werden.
Wo werden die Daten gespeichert?
Die Daten befinden sich ausschließlich bei dem deutschen Amazon Web Service in Frankfurt (EU). Die Daten liegen und bleiben damit innerhalb Deutschlands. Auf Wunsch können wir einen privaten Cloudserver in ihrer Firma einrichten. Das Sicherheitskonzept der AWS können sie hier einsehen: AWS Security Whitepaper.pdf Die Datenschutzerklärung nach EU-DSGVO finden Sie hier: GDPR_Compliance_on_AWS.pdf
Gibt es eine Testversion?
Einen Zugang zu unseren öffentlichen Demo mit Sweet-One Rating und Sweet-One Contract (mit EU-DSGVO-Reports) können Sie kostenlos direkt auf unserer Homepage anfordern. Die öffentliche Demo können Sie so lange und so ausführlich testen wie Sie möchten. Falls Sie für Testzwecke für eine persönliche Vollversion für Ihr Unternehmen wünschen, dann bieten wir Ihnen alternativ gerne einen 60-tägigen Zugang an über unser Kontaktformular.
Mit welchen Kosten muss ich rechnen?
Die Kosten für Sweet-One Rating sind abhängig von der Laufzeit des Vertrags, sowie von der Anzahl und der Rolle der User-Accounts, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Sweet-One Contract berechnet sich aus der Anzahl an Contractmanagern, Verträgen und der Speicherkapazität. Ein persönliches Angebot erstellen wir Ihnen gerne auf Anfrage.
Bieten sie Schulungen an um die Belegschaft zu coachen?
Zum gebuchten Paket erhalten Sie von uns einen kurzen Einführungskurs und eine Dokumentation zu den Funktionen. Unser System wurde dabei so nutzerfreundlich entwickelt, dass eine Bewertung ohne Vorwissen schnell und einfach von der Hand geht. Ein intensives Coaching ist nicht nötig.
In welchen Kategorien werden Lieferanten bewertet?
Generell haben wir pro Warengruppe „best of class“ Kategorien und dazu jeweils passende Unterpunkte um einen Lieferanten oder eine Ressource umfassend und aussagekräftig zu bewerten. So können bspw. das Portfolio, das Unternehmen selbst oder aber auch die Preisverlässlichkeit oder die Erreichbarkeit bewertet werden. Die Kategorien sind dabei abhängig von der Rolle des Nutzers. Zusätzlich können die Nutzer zu jedem Punkt Kommentare verfassen (positiv oder informativ) oder auch Red Flags setzen, die auf einen Mangel des Dienstleisters hinweisen.
Sind die Bewertungskategorien anpassbar?
Ja, ab der Plusvariante ändern wir gerne die Kategorien und die Unterpunkte passend für Ihr Unternehmen. Ebenfalls können wir die Gewichtung anpassen, da jedes Unternehmen andere Schwerpunkte setzt.
Muss ich jede Kategorie und jeden Unterpunkt bewerten, selbst wenn ich dazu keine Erfahrungswerte habe?
Nein, Sie müssen nur das bewerten, was Sie bewerten können. Bei versehentlich gesetzten Sternen reicht ein Doppelklick, um sie wieder zu entfernen. Das geht natürlich nur, wenn Sie die Bewertung noch nicht abgespeichert haben.
Zu welchem Zeitpunkt sollten meine Kollegen und ich Bewertungen ins System eintragen?
Wir empfehlen eine Mischung aus Ad hoc und Kampagne. Sie können also jederzeit eine Bewertung eintragen. Sei es nach einem Lieferantengespräch, bei Vertragsende oder auch im Laufe eines Projekts. Hier zählt immer Ihre derzeitige Meinung zu Ihrem Dienstleister. Zusätzlich sollten Sie quartalsweise ihre Mitarbeiter in Form einer Kampagne auffordern, Lieferanten und Dienstleister bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bewerten. Die Mischung dieser beiden Vorgehensweise liefert Ihnen die genauesten Resultate, die Sie dann zur Auswertung und zum Vergleich mit den vorangegangenen Quartalen nutzen können.
Was mache ich, wenn ich versehentlich die falsche Wertung eingegeben habe?
Sicherheitshalber werden Sie systemseitig immer nochmals gefragt, ob Sie diese Bewertung wirklich abgeben wollen. Falls die Bewertung fälschlicherweise dennoch einmal gespeichert werden sollte, kann in begründeten Fällen unser Support einzelne Bewertungen wieder entfernen.
Wie informiere ich meine Mitarbeiter, dass Sie bestimmte Dienstleister bewerten sollen?
Nutzen Sie hierfür einfach die automatisierten Sweet-One Einladungen, um Mitarbeiter zu Bewertungen einzuladen. Im Cockpit klicken Sie hierfür einfach auf den Shortcut „Zu Bewertungen einladen“, und wählen mit wenigen Klicks alle Lieferanten und Dienstleister aus, die von den ausgewählten Mitarbeitern bewertet werden sollen. Die Mitarbeiter erhalten daraufhin eine E-Mail mit einem Outlooktermin, der alle wichtigen Informationen zu den Bewertungen terminiert. Im Sweet-One Cockpit sehen die Mitarbeiter auch jederzeit die noch offenen Bewertungseinladungen.